档案管理的经验和方法

　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

　　档案管理的经验和方法

　　一、单位档案管理工作的现状

　　档案是指人类在各项工作中形成的具有历史价值的各种形式和载体的原始记录，是反映各行各业工作过程的重要凭证，并对各行业的工作具有重要的参考价值。环境监测档案管理是环境监测工作的重要组成部分，环境监测档案是对环境测客观记录，是进行下一步环境监测工作的重要参考资料，是环境保护、环境开发和自然资源使用的重要依据。

　　我站的环境监测档案自七十年代末期逐步建立以来，积累了包括相关技术在内的大量各类专业技术资料，目前其中拥有环境管理监测档案3944卷、文书档案400卷、会计档案1112卷、声像、照片实物档案119卷，全面记录了扬州市环境监测事业发展的全过程，为环境管理和政府决策提供了大量的技术支撑。

　　2012年初，我站为进一步提升档案管理水平，实现环境监测档案管理的标准化、规范化、科学化，瞄准了创建江苏省档案工作“三星级”这一目标，对照《江苏省机关团体企事业单位档案工作等级评定试行标准》要求，认真对照组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等四大类19条标准，逐项逐条进行了全面自检与整改，取得了明显成效。

　　一是按照计量认证及档案保管的有关要求与规定，严格各科室向站档案室的移交程序;二是对所有现行有效的国家及地方标准等文字档案，加盖了受控章，按照水、气、声等分类进行集中装订，编号归档;三是建立、健全了归档、保管、资料查阅等多项档案工作制度;四是初步建立了监测数据电子档案，检索实现了微机化，改变了传统的手工制作、检索形成的繁琐、低效的工作现状，提高了查、归档速度。

　　二、档案管理工作中存在的主要问题　　1、对档案的重视程度不够

　　长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管保管、收收发发的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这种轻视档案工作的思想，表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视了档案管理工作的重要性。

　　2、档案管理水平不高

　　档案管理人员频繁调整，部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务掌握不熟练、不精通，档案收集意识淡薄。其次，一些档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。再则，一些归档的材料还不够真实和准确。

　　3、档案室硬件环境设施不全

　　对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案比较多，但档案室面积明显不足，防潮湿设备等“八防”措施不配套，导致档案材料出现霉变、虫蛀，影响了档案的美观整洁及完整。有的管档单位连必备的专用切刀、统一的档案夹等都无法购置齐备。

　　三、做好档案管理工作的探讨　　1、搞好建章立制工作。

　　中华人民共和国档案法》的颁布实施，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。法制化是做好档案管理工作的基础。要做好档案管理工作，就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

　　只有实现档案管理的法制化、制度化，档案管理工作才能发挥应有的.作用。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求。这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法规，使档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理的规章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

　　2、采用信息化管理手段

　　档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战。

　　本人认为，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

　　然而，现代科技的一大弊端是，计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登陆管理。在电子文件管理系统中，建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时，结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。

　　3、搞好档案信息的开发利用

　　档案运用的合理有效，是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。全面加强档案管理工作的根本目的，在于充分发挥档案的作用，为实现建成小康社会的目标提供应有服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为当今全社会不可或缺的重要信息资源。

　　要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效地服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”信息，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。