办公室秘书怎样做好信息工作

办公室秘书怎样做好信息工作

  日常工作中,信息的存在形式是多方面的。例如,秘书收到的文件及邮件,接听的电话,阅读的报刊,浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息,作为秘书,应有效地处理这些信息,保障信息工作得以顺利开展,使之为领导的决策发挥积极作用。苏珊是某单位的秘书,她是怎样进行信息工作的呢?

  一、着眼领导工作,做到有效辅助

  秘书是近身服务于领导的工作人员,其工作定位必然是以领导为服务对象,以领导及其工作为核心。可以说,秘书辅助领导日常工作是一个常态,因而,那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作,做到有效辅助。

  这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项;二是捡拾出必须由主管过目的航空信件;三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内;四是将查阅的资料附在来信之后,置于主管的“速件”卷夹内;五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。我们看到,苏珊的一系列务实做法,正是本着为领导服务的宗旨,根据领导的实际工作需求,跟进信息工作。面对一个日理万机的主管,苏珊秉持的信息工作理念是:熟悉并适应主管的行事风格,熟悉公司的业务流程,为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。

  毋庸置疑,领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。譬如,当领导表示出某种意图时,秘书应当注意领会和把握其主要精神,并以此为信息处理的切入点,最终形成决策所需的文本,为解决今后的实际问题搭桥铺路。又如,当领导有外出考察任务时,秘书应当及时传递辅助信息,这其中除了制订明确的计划外,还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料,以保障领导出行的实效性,提高其工作效率。

  二、放眼日常事务,做到未雨绸缪

  作为秘书,除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外,还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。可以说,信息大量涌入、高度密集。一个职业秘书对此应有足够的心理准备,以科学的预见和充分的实战经验,使自己立于不败之地。所以,秘书信息工作的第二个途径应该是放眼日常事务,做到未雨绸缪。

  对此,苏珊有这样的说法,“不要以为我每天都要加班工作,我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做,我认为我必须时时有所准备,以迎接这种情况的发生。”“对于会议议程表,我通常都在较实际需要时间提前几天,以防临时赶不及。”在苏珊的案头始终准备着一本笔记簿,翻在空白的一页,以备不时之需;她会将进餐时与客户的谈话要点记下,留供主管参考。苏珊对信息处理得未雨绸缪,带来的是整个工作的有序推进,创造的是卓有成效的办公室文化。

  现代管理日趋复杂,无形之中给秘书的信息工作带来了各种挑战。就以开会为例,召开一次会议,其间的策划、组织、协调、写作、主持等过程最能考量秘书的信息处理能力。这主要表现在:一是根据领导意图和工作方向确定会议主题;二是根据会议内容制定会议议程;三是准备会议文件;四是做好会议通知;五是根据会议要求合理调配各种资源;六是应对会议其间的各种信息疏漏情况;七是会议期间做好记录、编写简报;八是会后撰写会议纪要。如此林林总总,秘书对各种会议信息的处理非但任务重,责任也大。

  因此,信息工作要求秘书能通过日常工作做个有心人,练就体察世事、预测准备的内功,正所谓“于无声处听惊雷”。

  三、主动承担任务,做到有效沟通

  主动处理信息、谨慎传递信息,力求信息工作的畅通,这是对秘书的又一项考验。苏珊曾说过这样一段工作感言:“我想首先是我能专心致志,心无旁骛;其次便是自动自发的精神,不管我的主管是不是催促我,我总是按部就班地做好我该做的工作。”

  秘书信息工作的第三个途径应该是主动承担任务,做到有效沟通。苏珊在这方面也为我们树立了榜样。她的信息处理亮点表现在:一是对阅读的各种信息都会有针对性地进行摘录;二是在重大节庆日,会亲自致电、或撰写贺信及贺卡发给重要客户;三是随时就各类问题与部门负责人沟通。

  从苏珊的做法可以看到,虽然秘书并没有义务牺牲自己的私人时间去额外地投身于工作,但如果秘书主动承担任务,那样既是对自身的打造,也是一种积极的境界,更是实现有效沟通的基本前提。可以说,信息处理的良性循环便是打通管理的各种关节,理顺工作思路,使组织内的成员朝着共同的愿景努力。

  当领导工作遇到疑难问题时,秘书应积极主动地思考“我能为领导做些什么”,提供解决问题的建议信息,为领导分忧;当决策执行受阻时,秘书更有责任通过调研和协调,积极沟通上下左右,直到决策得以顺利贯彻执行。

  四、重视信息反馈,做到适时跟进

  秘书日常对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是秘书活动的基本职能,也是秘书活动中的必然内容。由于秘书信息工作受历史与自身认识能力的局限,对社会及单位的新精神、新动向、新政策、新经验等“新鲜信息”的掌握总会有不到位的情况,这在一定层面上影响了解决问题的力度。为此,秘书信息工作的第四个途径应该是重视信息反馈,做到适时跟进。

  例如,苏珊接到了盛怒之下的.B客户的电话,是有关账目方面的问题。她在问明原委后,和有关部门联系明确结果,时隔不到两个小时便打电话将核对结果反馈给B客户,使他达到满意为止。同时,还将这一事情的经过记下来准备告知出差在外的主管。苏珊的这个做法凸显了信息反馈的重要性,一方面及时处理了问题,另一方面维护了企业的形象,也为以后此类问题的解决积累了宝贵经验。

  又如,苏珊在开会时两度被电话打断,回到办公室后,除回复一紧急电话外,还检查档案,获取必要的资料,仔细回复了另一个电话。苏珊对这些看似平常的电话业务从来都是认真处理,妥善解决。

  的确,作为一个职业秘书,对这种细节问题绝不可小觑,因为秘书对信息的处理是于细微处见精神。从苏珊的工作中,我们可以认识到,积极主动,化繁为简,讲求实效,理应是职业秘书信息工作努力的方向。

  拓展知识:  怎样做好文秘工作

  1、力求思维敏捷、头脑灵活,善于及时准确领会领导意图,同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐,对周围发生的事,能够见微知著,一叶知秋,善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动,提高效率。要做到这一点,必须下功夫做有心人。要经常看书学习,思考问题。要多接触各方面的情况,及时了解基层员工在想什么,部门领导在想什么,老总在想什么,做到胸中有数,超前思维。但是,思维敏捷必须注意不要聪明过头,否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图,决不能见风使舵,投老总之所好,看眼色行事。我们要忠诚老实,如实反映情况和处理问题,不撒谎、不掺假,不能为讨好老总而随便夸大或缩小。

  2、不折不扣按老总指示办事,同时富有主见。文秘(助理)与老总的上下关系,决定了处于被领导地位的文秘(助理)必须听从老总指挥,忠实地按老总指示行事,把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内,不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性,我们必须不折不扣地忠实执行,要围绕他的活动,积极开展工作,下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动,要善于观察掌握老总的性格、作风等个别特征,便主动配合,形成工作上的默契

  一致。但是,严格按老总指示行事,不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时,我们还必须出以公心,予以提醒或建议,切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺,甚至火上加油。

  3、勤勤恳恳、吃苦耐劳,能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的,可能没有节假日,可能不分上下班,自己能够自由支配的时间很少,脑神经长处于紧张的备战状态。我们担负的任务很重,常年累月辛勤工作,兢兢业业,勤勤恳恳,不为名,不为利,从事寂寞事业,甘当无名英雄,“只问耕耘,不问收获“,这是相当难能可贵的。但是,作为文秘,仅仅做到这一点还不够,还要有忍受怨言,经得起各种误解、委屈和挫折,胸怀要宽,度量要大,甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作,功劳往往不明显,问题却表现得非常突出,而且影响很大,有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心,要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤,尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到,别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率,运用自己的智慧调动各方面积极性,把工作做好。

  4、既可参与决策、组织协调等重要工作,也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某种意义上讲,总经理办公室是“不管部“,上自领导决策,下到衣食住行,找不到主的难办事要管,踢皮球的棘手事也要管因此,助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合,大事要干得了,小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎,吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长,做到“大事不糊涂,小事能谨慎“,无论大事小事,确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事,必须努力提高理论、政策水平,增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面,我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调,还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调,这是做好工作的重要基础。因此,我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解,打通部门之间的隔阂,搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面,要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订,甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了,可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风,给人以好印象。

  5、兢兢业业做好服务工作,不给领导帮倒忙。我们要从各方面做好对老总的服务工作,比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务,高效率地处理电文,适时安排有关活动,主动收集、分析、综合情况,研究带有普遍性、倾向性的问题,为老总决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务,如实施检查督促、搞好综合协调等,保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是,对老总服务也要掌握分寸,孔子讲“过犹不及“,服务不周到要影响老总工作,做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则:一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事,应及时向老总汇报,请作定夺,切勿自作主张。不经老总授权,不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要求自己。我们不是权利部门,但接近权利渠道,如不严格要求自己就会损害老总的形象。

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